Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Kinamo NV privacy beleid volgt strikt de EU General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In ons privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Onze privacy voorwaarden zijn van toepassing op de persoonlijke gegevens van onze klanten (particulieren of bedrijven) waarvoor wij dienstverlening verzorgen en derden wiens persoonlijke gegevens door hun overeenkomst met onze klanten door Kinamo als verwerkingsverantwoordelijke in behandeling zijn – hierin hebben wij de rol als “data verwerker”.
Dit privacy beleid is van toepassing op alle Kinamo websites en toepassingen (bedrijfswebsite, klantenzone MyKinamo, Koreo).
Voor bepaalde diensten treedt Kinamo uitsluitend op als data verwerker. Binnen dit kader beschikken wij over een gegevensverwerking overeenkomst (“data processing agreement”), voor meer informatie hierover kan u contact opnemen.
Welke persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door Kinamo?
De persoonsgegevens die Kinamo kan verwerken zijn op te delen in verschillende soorten gegevens:
Deze gegevens verwerven wij bijvoorbeeld door rechtstreekse communicatie met u. Dat kan via telefoon, e-mail en via een website formulier. Dit kan gaan van een informatie aanvraag via onze website, melding van een probleem of vraag om ondersteuning.
Om u zo correct mogelijke dienstverlening te garanderen koppelen wij uw gegevens aan het gebruik van onze diensten en infrastructuur. Voorbeelden zijn e-mail adressen, hosting abonnementen, server configuratie, IP adressen, certificaten.
Daarnaast verwerken wij eveneens IP gegevens van derden die via uw website of onze klanten op onze infrastructuur gelogd worden. IP gegevens op onze hosting infrastructuur (website hosting) worden anoniem bewaard.
Wij kunnen beschikken over uw persoonlijke gegevens bij aanvraag van een controle van uw bedrijfsgegevens aan de hand van een bedrijven databank. In al deze gevallen springen wij zorgvuldig om met deze gegevens en vallen deze volledig onder ons privacy beleid.
Er zijn verschillende mogelijke aanleidingen en doelen waarvoor Kinamo uw gegevens als bedrijf of individu gaat verwerken. Hieronder in het onderdeel ‘Wanneer bewaren wij uw gegevens’ staat meer informatie over de aanleiding en de manier waarop wij gegevens verzamelen.
Uw gegevens hebben wij nodig voor:
Op geen enkele wijze inspecteert Kinamo de inhoud van uw bestanden en/of uw communicatie, tenzij u ons daar expliciet om verzoekt, bijvoorbeeld voor debugging- en ondersteuningsdoeleinden. Voorbeelden zijn: analyse waarom een service minder performant reageert, foutopsporing binnen uw web toepassingen, database performantie enz.
E-mail verkeer dat van of naar Kinamo e-mailservers wordt verzonden, wordt op de aanwezigheid van virussen of ongewenste berichtgeving onderzocht. Deze opsporing gebeurt automatisch, aan de hand van een e-mail filter die op basis van code en standaard algoritmes zal bepalen of een bericht ongewenst is, zonder de inhoud van uw e-mails na te gaan.
Dit kan gaan om het sluiten van een nieuwe overeenkomst tussen Kinamo en u als individu of uw bedrijf. Wie zich registreert als nieuwe klant bij Kinamo zal gegevens gevraagd worden zodat wij u zowel commercieel op een correcte manier kunnen benaderen (zodat wij een correcte oplossing kunnen voorleggen) als wettelijk (bijvoorbeeld voor betaling en/of facturatie).
Uw gegevens worden gebruikt om er voor te zorgen dat uw dienst correct kan functioneren en aanvraag tot betalingen daadwerkelijk kunnen uitgevoerd worden. Afhankelijk van de dienst die u zal afnemen bij Kinamo kunnen wij overgaan naar een kredietwaardigheidscontrole. Dit doen we om zeker te zijn dat zowel u als wij van start kunnen gaan met een gezonde klant / leverancier relatie.
Persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail adres, gewenste taal voor communicatie en indien van toepassing naam van uw bedrijf, BTW nummer, registratienummer.
We bewaren eveneens uw facturatie- en betalingsgegevens en alle benodigde kwantitatieve informatie die ons toelaat u op een correcte wijze te factureren en dit in geval van betwisting te staven;
Verder bewaren wij de instellingen en voorkeuren rond communicatie met ons bedrijf, die u via de MyKinamo klantenzone heeft aangeduid;
Uw gegevens worden bewaard zolang nodig is voor de samenwerking en volgens onze wettelijke verplichtingen.
Op technisch vlak bewaren wij de nodige traceerbare gegevens op Kinamo servers welke worden gebruikt om problemen te traceren of misbruiken in kaart te brengen.
Gegevens die wij wettelijk niet mogen bewaren (politieke opvattingen, raciale of etnische afkomst…) worden vanzelfsprekend niet verzameld.
Door het invullen van uw gegevens op het contactformulier, geeft u ons de toelating om deze gegevens te gebruiken om te antwoorden op informatievragen, prijs aanvragen, of andere mogelijke informatie die u heeft aangevraagd via het formulier.
Om u correct te kunnen verder helpen vragen wij uw naam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam en de informatie die u invult in het tekstveld “uw vraag”.
Deze informatie wordt bijgehouden voor niet klanten gedurende 12 maanden. Indien u dit niet wenst kan u contact opnemen.
Voor support aanvragen houden wij een historiek bij van uw aanvraag, dit zodoende u een betere dienstverlening te kunnen garanderen betreffende uw oorspronkelijke support aanvraag.
De MyKinamo website is de klantenzone van Kinamo. Hier kan u informatie vinden omtrent uw diensten maar eveneens uw contactgegevens, technische en performantie gegevens, betalingsgegevens, facturatie.
Kinamo eerbiedigt de privacy van deze persoonlijke informatie en heeft voldoende veiligheden ingebouwd om deze informatie te beschermen.
De MyKinamo website gebruikt uw gegevens om u op een correcte manier te kunnen benaderen.
Via de MyKinamo website heeft u eveneens volledige controle over uw persoonlijke gegevens (via account instellingen) en aanduiden welke voorkeuren rond communicatie met ons bedrijf op u van toepassing zijn.
De toegang tot de MyKinamo klantenzone gebeurt aan de hand van een gebruikersnaam en wachtwoord en kan ten allen tijden door Kinamo worden gewijzigd zonder dat dit tot enige schadevergoeding kan leiden.
U kan ons via de Kinamo website contacteren via een live chat module. Wanneer u ons via deze weg contacteert, naar aanleiding van een vraag, bestelling of andere aanleiding gaan wij enkel de nodige informatie vragen en bewaren die nodig is voor het beantwoorden van uw vraag.
U krijgt indien nodig blijkt uit de uitwisseling per chat een email met daarin een antwoord op uw vraag alsook de gegevens die we hebben bewaard uit de chat sessie.
Wanneer u ons bijvoorbeeld belt naar aanleiding van een vraag, bestelling of andere aanleiding gaan wij enkel de nodige informatie vragen en bewaren die nodig zijn voor het beantwoorden van uw vraag.
Indien nodig blijkt uit de uitwisseling per telefoon dat een meer uitgebreide oplossing of antwoord wordt gegeven, zal een support aanvraag aangemaakt worden met daarin een antwoord op uw vraag alsook de gegevens die we hebben verwerkt naar aanleiding van het telefoongesprek.
Kinamo maakt gebruik van cookies voor diverse doeleinden. Dit varieert van het bijhouden van statistische gegevens bij het bezoek op onze website, tot het bewaren van basisgegevens zodat tijdens uw volgende bezoek u vlotter gebruik kan maken van onze klantenzone of website (bijvoorbeeld een taalkeuze).
Cookies worden gebruikt doorheen onze verschillende websites. Daarbij maken wij eveneens gebruik van cookies geplaatst door derde partijen zoals hierna beschreven.
Kinamo maakt gebruik van verschillende derde partijen voor het verzamelen van statistische, performantie en marketing gerelateerde gegevens zodoende uw gebruikerservaring te verbeteren en onze dienstverlening te optimaliseren. Deze diensten plaatsen eveneens cookies en worden enkel door ons geïmplementeerd als zij gebruik maken van beveiligde verbindingen en een privacy beleid hanteren in regel met de Europese GDPR richtlijnen.
Hierbij doen wij beroep op volgende diensten:
Google Analytics. Wij maken gebruik van Google Analytics, een website analyse tool van Google Inc. om het gebruik van onze website te analyseren, rapporten te voorzien rond bezoekersaantallen, demografische gegevens enz. Deze gegevens worden ook gedeeld met andere Google diensten (zoals Adwords). Voor meer informatie kan u het privacybeleid van Google raadplegen.
Google Adwords. Binnen Google Adwords maken wij gebruik van een conversietracking cookie, een analytische dienst die zorgt dat wij het Google Adwords netwerk kunnen linken met acties uitgevoerd op onze website. Daarnaast doen wij beroep op de Google Adwords remarketing mogelijkheden. Google Adwords valt eveneens onder het centrale privacybeleid van Google Inc.
Remarketing. We gebruiken op onze site cookies met het oog op remarketing, op deze manier worden onder andere advertenties geplaatst door Kinamo, zoals deze in zoekmotoren en op sociale media aangepast aan de hand van uw bezoek aan onze websites, opdat deze relevanter zijn aan uw profiel.
Net als u is Kinamo ook aanwezig op sociale netwerken. Aan de hand van ‘posts’ en advertenties op netwerken zoals Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en Google+ kan het zijn dat u informatie ontvangt over Kinamo en haar producten.
Indien u dergelijke publiciteit niet wenst, dient u uw instellingen voor advertenties aan te passen in uw desbetreffende account of aan de hand van www.youronlinechoices.com.
Kinamo NV is een Belgische onderneming, onze hoofdzetel bevindt zich in België, net als onze belangrijkste infrastructurele voorzieningen. Onze servers bevinden zich in datacentra in België. In uitzonderlijke gevallen doen wij beroep op andere cloud providers waarbij wij nagaan of deze infrastructuur zich op Europese bodem bevindt en de richtlijnen rond gegevensverwerking geschoeid zijn op de Europese GDPR wetgeving.
Gegevens die u aan Kinamo doorgeeft worden op vertrouwelijke basis behandelt.
Uw informatie wordt onder geen enkele voorwaarde doorgegeven aan derden, tenzij:
Mochten wij uw gegevens moeten doorgeven aan een derde partij om een niet vernoemde reden dan zal dit steeds toegelicht worden waarom we dit doen en aan wie.
Mocht dit wettelijk nodig zijn dan vragen wij steeds uw uitdrukkelijke toestemming.
Kinamo verbindt zich ertoe uw privacy te beschermen en uw persoonlijke gegevens veilig te stellen.
Dit is niet noodzakelijk het geval met andere websites die u bezoekt, inclusief diegene waarnaar wij linken of die naar ons linken. Wij raden u ten stelligste aan om de privacyverklaring van deze sites door te nemen vooraleer u uw persoonlijke gegevens doorgeeft.
Ons privacy beleid is slechts van toepassing op gegevens die door Kinamo worden verzameld, hetzij via de website of op een andere wijze.
Wij doen ons uiterste best om uw gegevens te beveiligen. Dat doen wij aan de hand van toepassingen over authenticatie mechanismes tot fysieke beveiliging en infrastructurele beveiligingen.
Onze medewerkers zijn opgeleid om correct om te springen met vertrouwelijke gegevens en wij beperken het aantal medewerkers dat met uw gegevens moet omgaan tot het hoogst noodzakelijke.
Voor beveiliging van onze informatiestromen, toepassingen, netwerk en infrastructuur werken wij met een procedurele aanpak gestoeld op de ISO27001 standaard. Daarnaast is Kinamo ISO9001 gecertificeerd wat impliceert dat onze bedrijfsprocessen dienen te beantwoorden aan een hoogstaand en nauw opgevolgd kwaliteitssysteem. Verschillende audits worden uitgevoerd op jaarbasis om te zorgen dat onze processen blijven beantwoorden aan de nodige vereisten.
Beslissingen rond implementaties van systemen die impact hebben op de manier waarop uw gegevens verwerkt worden, worden steeds grondig geanalyseerd met uw privacy belangen voorop.
Daarnaast voorzien wij voldoende veiligheidsmaatregelen die u zelf kan gebruiken om uw gegevens te beschermen, dat kan gaan van wachtwoorden op uw e-mail adressen tot de toegang tot uw klantenaccount.
Online betalingen via de website gebeuren met behulp van een payment service provider (PSP), een gespecialiseerd bedrijf dat de geldigheid van uw kredietkaartgegevens bij uw bank nagaat. Uw kredietkaartgegevens worden door middel van Secure Sockets Layers (SSL) versleuteld, zodat zij slechts zichtbaar zijn voor de PSP. Kinamo zelf bewaart geen kredietkaartgegevens in zijn databases, en ontvangt deze ook niet van de PSP.
Uw persoonlijke informatie die wij opgeslagen hebben is slechts toegankelijk voor bevoegde werknemers en voor uzelf, via onze beveiligde klantenwebsite. U bent zelf verantwoordelijk voor het tegengaan van misbruik van de toegangsgegevens die wij u verstrekt hebben. Laat uw gebruikersnaam en wachtwoord dus niet onbewaakt, en denk erom nadien uit te loggen als u vanop een gedeelde computer op onze beveiligde klantenwebsite aanmeldt.
In overeenstemming met de Belgische wet van 8 december 1992 houdende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer hebt u te allen tijde recht om al uw persoonlijke gegevens op te vragen en eventuele verbeteringen te laten aanbrengen.
Wij bieden u hiertoe toegang tot een beveiligde klantenwebsite, MijnKinamo waar u uw gegevens kan bekijken, en in sommige gevallen aanpassen. Voor aanpassingen niet mogelijk binnen MijnKinamo kan u contact opnemen via ons webformulier.
Kinamo behoudt zich het recht voor om bij wijzigingen van de gegevens een kopie van de vorige gegevens bij te houden, om eventuele fouten of misbruiken naderhand te kunnen rechtzetten.
U heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen en dit binnen redelijke termijn, in geval van stopzetting van de dienstverlening en indien wij uw gegevens niet langer nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Voor meer informatie rond het wissen van uw gegevens kan u terecht op privacy@kinamo.be.
Door contact op te nemen met Kinamo of via de Kinamo klantenzone (MijnKinamo) kan u ten allen tijde uw gegevens in een leesbaar formaat verkrijgen.
Enkel uw persoonsgegevens worden aangeboden in dit formaat. Het gaat dus niet over technische gegevens, data, bestanden en gerelateerde informatie met betrekking tot een gebruikte dienst.
Aangezien zowel onze bedrijfsactiviteiten als de wetgeving ter zake aan verandering onderhevig zijn, kan het nodig zijn deze verklaring aan te passen. Wij raden u aan om op regelmatige basis deze verklaring te raadplegen. Wijzigingen aan deze verklaring treden in voege op het ogenblik van publicatie op de Kinamo website.
Deze verklaring zal steeds toegankelijk zijn vanop elke pagina van de Kinamo website. Voor meer informatie over ons privacybeleid of in geval van vragen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Data Protection Officer van Kinamo via privacy@kinamo.be.
